5种整理IT电子邮件收件箱以提高工作效率的方法
研究表明，我们每天收到约121封电子邮件，这使我们感到奇怪，我们如何保持持续的沟通。如果管理不当，电子邮件可能会很快浪费时间。现在，普通员工将其28％的时间都花在管理电子邮件上，这意味着如果您在星期一至星期五的上午9点至下午5点工作，则整个工作日都将专用于您的收件箱。关于如何更好地管理收件箱和电子邮件通信，有很多建议，但是其中一些对于大多数人来说并不实用。幸运的是，通过使用收件箱中的一些内置工具和一些时间管理技能，您可以组织电子邮件收件箱，更有效地阅读和处理收到的邮件并提高工作效率。
1.退订，退订，退订
留出时间突击收件箱，并取消订阅任何无关的新闻通讯。担心错过最新消息（FOMO）可能使我们不愿取消订阅，但想想您实际阅读这些电子邮件的频率如何？您可能会打开其中的许多标记为“已读”，因为它们没有任何实际价值。
当然，如果您喜欢在收件箱中看到每周新闻通讯，并且喜欢在收到它后立即阅读，然后继续订阅，但是如果您一直收到该固定供应公司的每周“要约”，则一次下订单，然后取消订阅。如果您发现自己错过时事通讯，别忘了阻止您重新订阅。
2.利用规则和文件夹
快速扫描您的电子邮件并创建“大”类别列表。根据您所在部门的不同，您可能具有以下类别：供应商，客户服务，收据，招聘等。如果您愿意，还可以在每个类别中创建子文件夹以进一步划分电子邮件，但不必担心过于具体。您只需要可识别的类别，这样可以更轻松地管理收件箱。如果需要查找特定的电子邮件，请不要忘记可以使用Microsoft Outlook的搜索功能，因此无需按发件人姓名，日期，主题等创建子文件夹。
使用Microsoft Outlook 2013搜索栏整理收件箱
您可能想利用的另一个功能是“规则”，该规则会在邮件到达时自动将其归档到正确的文件夹中。您可以选择是要在“新警报”窗口中显示这些消息（高优先级消息的理想选择）还是播放选定的声音。还有大量高级选项供您选择，例如标记为重要，标记为已读，删除或发送自动答复，以便您可以确保对重要通信进行优先排序。
3.不要经常检查电子邮件
查看电子邮件已成为工作的代名词，但通常只会分散我们对更重要任务的注意力。您多久陷入一次只能被电子邮件通知分散注意力的事情？我们立即感到有必要检查我们的收件箱，但这很少紧迫，因此很难重新集中精力。即使每封新邮件只会让您分心30秒钟，如果每天收到100封电子邮件（即50分钟），那也浪费了您检查收件箱的时间。
幸运的是，有一种简单的方法可以防止电子邮件分心-只需关闭音频和视觉通知即可。登录到您的电子邮件帐户，然后依次转到文件>选项>在左侧列中选择邮件>向下滚动到邮件到达>取消选中所有邮件警报。
是否担心缺少特定的电子邮件？您可以设置一个“规则”，它将覆盖此设置。例如，您可以选择让经理发送任何电子邮件来播放选定的声音。
通过关闭新的电子邮件警报来组织电子邮件收件箱
如果您对收到新电子邮件的想法不满意，请尝试预留特定的时间来检查收件箱。初次到达办公室时，您可以检查一次，午餐时间一次，下午一次。如果一天检查三次对您不起作用，则每小时尝试一次。例如，45分钟的重点工作和15分钟的电子邮件管理。如果您有规律的，有规律的休息时间，您会发现更容易集中精力。
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4.尝试每天将收件箱设为零
没有什么比登录并发现收件箱中充满数百条消息的情况更糟糕的了。仅选择全部然后单击Delete可能很诱人，但您永远不知道自己可能会错过什么。不要让电子邮件堆积起来，而应在每天结束时预留一些时间来查看您的收件箱。回复重要的通信，将电子邮件归档在相关文件夹中，并取消订阅与您无关的任何内容。以更具策略性的方式处理电子邮件应使其更易于管理。当然，您会在一夜之间收到一些电子邮件，但是在早晨，未读邮件的数量将大大少于正常情况。
5.尝试电子邮件存档
许多人会建议将电子邮件分类为“保留”和“删除”，并丢弃不再相关的电子邮件。或声明“电子邮件破产”。尽管此建议可能对您的个人收件箱有用，但在业务情况下可能会有些棘手。电子邮件是业务决策的重要记录，如果您的公司要参与法律诉讼，则可能需要提供所有与电子邮件相关的对话，其最早可追溯至六年。
借助基于云的电子邮件归档解决方案，您可以为电子邮件提供长期，超安全且符合法医学要求的存储空间，而不会阻塞收件箱。电子邮件会自动存档，即使从收件箱中删除也仍然保留。每封电子邮件都将具有数字指纹和时间戳，以确保真实性。如果需要，您甚至可以将电子邮件直接还原到收件箱中。
电子邮件是企业必不可少的一部分，但它不一定非要必不可少。通过一些简单的技巧，您可以防止电子邮件浪费所有时间，而专注于您的业务。不要忘了鼓励员工接听电话或亲自与您交谈，以解决紧急情况。并非所有事情都需要通过电子邮件完成。
